Varausjärjestelmän valinta: 6 tärkeintä ominaisuutta

Read the blog in English 🇺🇸

Varausjärjestelmä – tuo liikuntapaikan arjen tärkein yksittäinen työkalu. Mutta mitä ominaisuuksia varausjärjestelmän valinnassa kannattaa huomioida? Tämä kysymys nousee helposti pohdittavaksi viimeistään silloin, kun varausjärjestelmä on jo käytössä mutta pieniä ongelmia alkaa hiljalleen kasaantua.

Ajanvarausjärjestelmä tulee helposti valittua sen perusteella, mikä on näyttänyt selkeimmältä demossa. Lopulta voi kuitenkin voi käydä ilmi, että tärkeitä ominaisuuksia puuttuukin yllättäen. Kun tiedät itse mitä kysyä, vältät pienimmätkin riskit.

Tässä on kuusi ominaisuutta, jotka vaikuttavat arjen sujuvuuteen ja asiakaskokemukseen.

1. 24/7 online-varaus ja reaaliaikainen saatavuus

Asiakkaan täytyy voida varata vuoro milloin tahansa ilman puhelinsoittoa tai viestejä. Reaaliaikainen saatavuus tarkoittaa, että varausjärjestelmän kalenteri päivittyy heti varauksen jälkeen: jos päivitys kestää minuutteja, tuplabuukkaukset koituvat haasteeksi.

Ja kun asiakas näkee helposti kaikkien tilojesi, kenttiesi tai tuntiesi varaustilanteen yhdestä näkymästä, on todennäköisintä, että hän varaa vuoronsa tyytyväisenä. Selvitä myös, tukeeko ajanvarausohjelmisto toistuvia varauksia ja vakiovuoroja vähentääksesi turhaa työtä!

2. Useiden tilojen hallinta yhdessä näkymässä

Varauskalenteri, joka näyttää kaikki tilat rinnakkain yhdellä silmäyksellä, vähentää ylläpitäjän sekä asiakkaan kuormaa huomattavasti. Useammalla kentällä, salilla tai jopa toimipisteellä operoivalle yritykselle tämä on pakollinen ominaisuus. Kun voit hallita kaikkea toimintaasi yhdestä paikasta ja yhdellä näkymällä säästät hermoja ja vaivaa. 

3. Muistutukset, jonotus ja no-show-hallinta

Automaattiset sähköposti- tai tekstiviestimuistutukset ennen varauksen alkua ovat tehokas keino vähentää peruuttamattomia poissaoloja. Erilaisten kurssien ja tuntien kohdalla jonotustoiminnallisuus on lisäksi olennainen omianisuus, jolla voi helposti minimoida tyhjän tilan. Kun nämä toimivat, no-show-ongelma pienenee merkittävästi ilman ylimääräistä manuaalista työtä.

4. Maksuintegraatiot

On suositeltavaa, että varausjärjestelmä tukee etukäteismaksua tai vähintään ennakkovarmistusta kortilla, jottei tila jää tyhjäksi peruuttamattoman varauksen takia.

Kattavat maksuvaihtoehdot ovat myös henkireikä monelle kuluttajalle. Yhä useammalla on käytössään Apple Pay, MobilePay, Zevoy, korttimaksu tai liikuntaedut, kuten Epassi.

Testaa maksuprosessi aina loppuun asti!

5. Asiakasrekisteri osana varausjärjestelmää

Jos ajanvarausohjelmistossa ei ole sisäänrakennettua asiakasrekisteriä, pakottaa se siirtämään tietoja käsin alustalta toiseen tai paperilta Exceliin. Sisäänrakennettu CRM tarkoittaa käytännössä sitä, että jokaisen varauksen yhteydessä kerätty tieto tallentuu automaattisesti: yhteystiedot, varaushistoria ja mahdolliset huomiot. Asiakasrekisteri ja sen tehokas segmentointi mahdollistavat lisäksi tehokkaan ja kohdennetun lisämyynnin. 

Pienelle liikuntapaikalle tämä voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin, kun erilliset markkinointiohjelmistot, sähköpostityökalut ja turha manuaalinen työ jää tarpeettomiksi.

6. Läpinäkyvä hinnoittelu

Tilausmalli, provisiomalli ja kertamaksu eroavat merkittävästi pitkällä aikavälillä. Tarkista erityisesti maksunvälityskulut, integraatioiden erillismaksut ja irtisanomisehdot.

Muista myös selvittää, periikö järjestelmä muita maksuja, kuten asiakkaiden palvelumaksuja tilauksen yhteydessä. Nämä pienet kulut vaikuttavat merkittävästi asiakastyytyväisyyteen.