Varausjärjestelmän vaihto: tarkistuslista

Varausjärjestelmän vaihto kuulostaa monesti työläämmältä kuin se lopulta on. Se voidaan kuitenkin tehdä käden käänteessä. Kun vaihto on hyvin suunniteltu, viestintä tehdään ajoissa ja henkilökunta perehdytetään, ei prosessi vie aikaa tai turhaa energiaa. Tämän listan avulla varmistat, ettei mikään jää matkalle.

Varausjärjestelmän vaihdon tarkistuslista

1. Siirrä asiakasrekisteri: Asiakasrekisterin saa siirrettyä kaikista järjestelmistä helposti Thriliin joko itse tai meidän avullamme.
2. Siirrä saldot, lahjakortit ja kertakortit: Näin asiakkaan varaukset, maksut ja tuotteet eivät katoa matkalla.
3. Tuo vakiovuorot ja irtovuorot: Jotta siirtymää ei edes huomata, tuomme yhdessä varatut vuorot ja tunnit Thriliin.
4. Valitse vaihtohetki: Esimerkiksi sunnuntai-maanantaiyönä harvemmin tulee vastaan haasteita.
5. Suunnittele viestintä: Yleensä asiakasviestintään riittää yhdestä kolmeen viestiä, joissa kerrotaan asiakkaan hyöty, käytännön järjestelyt ja uuden järjestelmän käyttöohjeet.
6. Avaa varaukset etukäteen: Näin asiakkaat voivat varata Thrilistä jo ennen varsinaista vaihtoa ja tutustua näin uuteen sovellukseen.
7. Perehdytä henkilökunta: Koulutus ja käyttöönoton tuki kuuluvat tietysti Thrilin käyttöönottoon ilman lisämaksua.

Mistä järjestelmästä vaihdat ja miten prosessi etenee?

Järjestelmäsi voi olla mikä tahansa - Playtomic, MATCHi, Mindbody tai vaikka Excel-taulukko. Vaihto Thriliin onnistuu nopeasti jokaisesta järjestelmästä.

Aluksi asiakasrekisteri tuodaan Thriliin. Se tapahtuu lähtöjärjestelmästä riippumatta itsenäisesti tai henkilökunnan avustamana.

Samalla kun asiakasdata tuodaan uuteen järjestelmään, asiakkaille luodaan automaattisesti Thril-tilit. Asiakas kirjautuu Thriliin samalla sähköpostiosoitteella kuin aikaisempaan järjestelmään, ja näin kaikki on valmiina.

Asiakkaan vuorot, saldot, lahjakortit ja kertakortit siirretään samassa tuonnissa, jotta heidän ei tarvitse etsiä niitä itse. Näin maksut ja varaukset jatkuvat vaihdon jälkeen ilman katkoa.

Miten vaihdosta kerrotaan asiakkaille?

Viestintään kannattaa varata aikaa. Thril auttaa tarvittaessa asiakasviestinnän suunnittelussa ja tarvittaessa teemme sen puolestasi.

Tärkeintä on, että kerrot asiakkaillesi, mitä uutta heille tuodaan järjestelmävaihdon mukana. Esimerkiksi liikuntaedulla maksaminen itse palvelussa helpottaa sekä yritys- että kuluttaja-asiakkaan arkea näkyvästi. Vaihtoehtoisesti kaikkien palveluiden varaaminen ja asiakastuen saavuttaminen samassa sovelluksessa nopeuttavat asiointia.

Onko henkilökunta valmis vaihtoon?

Henkilökunnan pitää osata käyttää järjestelmää, jotta siitä saadaan täysi hyöty irti. Thril tarjoaa käyttöönoton yhteydessä koulutusta ja tukea liikuntapaikan henkilöstölle ilman kustannuksia. Tarvittaessa Thrilin väki tulee paikan päälle opastamaan, mikäli sille on tarvetta.

Kuinka kauan varausjärjestelmän vaihto kestää?

Kesto riippuu liikuntapaikan koosta. Pienimmissä liikuntapaikoissa nopeimmat Thrilin käyttöönotot on tehty 45 minuutissa. Isossa liikuntahallissa viestintään kannattaa varata muutama viikko.

Mitä muuta vaihdossa kannattaa huomioida?

• Kassa: Tarvitsetko toimipisteeseesi fyysistä kassaa ja maksupäätteitä?
• Maksutavat: Mitä kaikkia maksutapoja haluat tarjota asiakkaillesi?
• kulunvalvonta ja valaistus: Millä tavoin liikuntapaikkasi kulunvalvonta ja valaistuksenohjaus on toteutettu ja haluatko jatkaa samalla toimintatavalla?

Usein kysyttyä

Pitääkö asiakkaiden luoda uusi tunnus? Yleensä ei. Tilit luodaan asiakasrekisterin tuonnin yhteydessä, ja asiakas kirjautuu samalla sähköpostilla kuin aiemmin.

Päätyvätkö asiakkaiden olemassaolevat saldot ja kortit hukkaan? Eivät. Saldot, lahjakortit ja kertakortit siirretään vaihtoprosessin aikana.

Voiko vaihdon tehdä ilman katkoa varauksissa? Kyllä. Vakio- ja irtovuorot tuodaan Thriliin etukäteen, ja vaihtohetki valitaan niin, ettei asiakkaan varauksiin tule taukoa.

Maksaako koulutus ja käyttöönoton tuki erikseen? Ei. Thriliä käyttäville koulutus ja tuki ovat aina saatavilla.

Kuinka kauan vaihtoprosessi kestää? Riippuu liikuntapaikan koosta. Pienimmissä liikuntapaikoissa käyttöönotto voidaan tehdä alle tunnissa. Suuremmissa yrityksissä viestintään kannattaa varata muutama viikko.

Katso video järjestelmän käyttöönotosta: FAQ – Thrilin käyttöönotto 

Tai varaa tapaaminen, jossa käydään läpi, miten Thril voi auttaa teitä.

Yhteystiedot

📞 Puhelin: +358 50 3068660

📧 Sähköposti: info@thril.fi

📍 Osoite: Unioninkatu 24, 00130 Helsinki, Suomi